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Arquivar email por assunto não compensa

Um estudo levado a cabo pela IBM demonstrou que os utilizadores que criam pastas por assunto para facilitar a pesquisa posterior de emails não têm realmente vantagem no momento em que precisam deles, quando comparados com os utilizadores que usam os mecanismos de busca que o software lhes dá. De facto, o estudo acaba por concluir que quem usa pastas por assunto leva um pouco mais de tempo a encontrar os emails que procura. Esta diferença no tempo de pesquisa, somada ao tempo necessário para ler e arquivar correctamente todos os emails recebidos no dia-a-dia, permite concluir que o esforço de arquivar por assunto não compensa realmente.




Para quem recebe muitos emails, no entanto, o potencial de crescimento das pastas pode ser um problema, pois o software de email pode tornar-se lento a processar pastas grandes. Para prevenir esta situação recomenda-se que se faça um arquivo de emails por pastas, mas apenas com separação cronológica. Na maior parte das situações bastará, por exemplo, tirar de 3 em 3 meses as mensagens da pasta de entrada para pastas trimestrais, o que reduz muito o trabalho necessário para as arquivar e reduz também a probabilidade de encontrar problemas por excesso de tamanho da pasta de entradas.



Comentários

  1. Viva

    Tenho de facto sofrido um pouco na procura de um cliente de mail que me dê resposta às necessidades. Tenho 4 contas de mail que consulto diariamente e, como é fácil de perceber, requer organização.

    Alguns anos depois, finalmente encontrei. Desde Abril +/- que uso o Opera, e a minha vida nunca mais foi a mesma :)

    Encontro mensagens rapidamente; com um clique tenho as mensagens todas de um contacto; apesar de dar um clique numa mensagem e ler, só quando a marco como efetivamente lida é que fica arrumada nas lidas (noutros um clique era o suficiente para desaparecer) o que me permite manter sempre estampada na cara a lista de tarefas pendentes; browser integrado num simples separador; etc ...

    Não sei se entretanto outros já permitem esta facilidade de uso, mas eu já não quero outra coisa. Ganhei muito tempo!

    Cumprimentos,
    Nuno Dorotea

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