Arquivar email por assunto não compensa

Um estudo levado a cabo pela IBM demonstrou que os utilizadores que criam pastas por assunto para facilitar a pesquisa posterior de emails não têm realmente vantagem no momento em que precisam deles, quando comparados com os utilizadores que usam os mecanismos de busca que o software lhes dá. De facto, o estudo acaba por concluir que quem usa pastas por assunto leva um pouco mais de tempo a encontrar os emails que procura. Esta diferença no tempo de pesquisa, somada ao tempo necessário para ler e arquivar correctamente todos os emails recebidos no dia-a-dia, permite concluir que o esforço de arquivar por assunto não compensa realmente.

Para quem recebe muitos emails, no entanto, o potencial de crescimento das pastas pode ser um problema, pois o software de email pode tornar-se lento a processar pastas grandes. Para prevenir esta situação recomenda-se que se faça um arquivo de emails por pastas, mas apenas com separação cronológica. Na maior parte das situações bastará, por exemplo, tirar de 3 em 3 meses as mensagens da pasta de entrada para pastas trimestrais, o que reduz muito o trabalho necessário para as arquivar e reduz também a probabilidade de encontrar problemas por excesso de tamanho da pasta de entradas.