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Conferência Gestão Documental na Administração Pública 6 de Dezembro 2012 - 14:00 Torre do Tombo Alameda Universidade 1649-010 Organização: APDSI - Coordenação: Eng.º Rafael António Ninguém duvida que a Administração Pública é sem dúvida o sistema de qualquer país que está mais associado aos recursos de informação e que exige maior rigor e competência na sua gestão, pois a sua atividade está toda ela impregnada de formulários, cadastros, processos e regras de negócio, cadeias de decisão, representações simbólicas de pessoas, empresas, território, veículos, etc., que constituem um fluxo perpétuo de recursos vitais ao funcionamento e à sobrevivência das suas instituições. A gestão documental na Administração Pública é uma das formas de responder aos desafios colocados com a necessidade de aceleração e transparência dos processos decisórios. Estes, correspondem genericamente a qualq...

Um estudo levado a cabo pela IBM demonstrou que os utilizadores que criam pastas por assunto para facilitar a pesquisa posterior de emails não têm realmente vantagem no momento em que precisam deles, quando comparados com os utilizadores que usam os mecanismos de busca que o software lhes dá. De facto, o estudo acaba por concluir que quem usa pastas por assunto leva um pouco mais de tempo a encontrar os emails que procura. Esta diferença no tempo de pesquisa, somada ao tempo necessário para ler e arquivar correctamente todos os emails recebidos no dia-a-dia, permite concluir que o esforço de arquivar por assunto não compensa realmente. Para quem recebe muitos emails, no entanto, o potencial de crescimento das pastas pode ser um problema, pois o software de email pode tornar-se lento a processar pastas grandes. Para prevenir esta situação recomenda-se que se faça um arquivo de emails por pastas, mas apenas com separação cronológica. Na maior parte das situações bastará, por exem...

A Comunidade Portuguesa de Alfresco foi criada em 2008 para dar suporte independente, em português, aos utilizadores desta excelente plataforma de gestão documental. Disso demos notícia aqui no Bitites nessa altura. Essa comunidade estava implementada unicamente sobre Google Groups, designando-se "alfresco-pt", e conta hoje em dia com cerca de 180 membros. No entanto, certas funcionalidades do Google Groups foram descontinuadas (ficheiros, páginas, etc.). Como algumas dessas funcionalidades estavam a ser usadas na Comunidade, optou-se por criar um site no Google Sites e manter o grupo alfresco-pt a suportar a troca de mensagens entre os membros. Aqui ficam os urls respectivos: Site da Comunidade Portuguesa de Alfresco - http://sites.google.com/site/alfrescopt/ Fórum da Comunidade Portuguesa de Alfresco - http://groups.google.com/group/alfresco-pt/

Estes rankings valem o que valem. Este, publicado na Infoworld, chama a atenção para grandes desperdícios de dinheiro nas TI das organizações. Sugiro a leitura do artigo completo, mas aqui está a lista: Licenças de software inúteis Impressão e processamento de papéis Contratos com níveis de serviço demasiado elevado Descontrolo no email Largura de banda exagerada e não gerida O artigo pode ser encontrado em http://www.infoworld.com/t/it-management/its-biggest-money-wasters-242

O Alfresco é um excelente sistema de gestão documental em open-source baseado em tecnologias Java, que já aqui foi referido antes. Como muitos projectos open-source actuais, o Alfresco é gerido por uma entidade comercial - a Alfresco Inc. - que presta serviços profissionais sobre o produto. Mas a grande virtude do modelo de código aberto/livre é que os utilizadores podem decidir se querem ou não pagar esses serviços. É que, para além do fabricante, há sempre uma Comunidade que pode ajudar. Naturalmente, o fornecedor tecnicamente mais apto para prestar serviços sobre o produto será geralmente a companhia que o desenvolve. No entanto, há outros factores importantes a considerar para além da especialização técnica, nomeadamente a proximidade geográfica e cultural, a rapidez e abrangência da resposta (que acontece quando o problema está noutro componente do sistema?) e, claro, o preço. No que diz respeito ao Alfresco, o utilizador tem três alternativas diferentes para obter apoio: Recor...

Fonte: ESOP A ESOP – Associação de Empresas de Software Open Source Portuguesas, organização que tem por objectivo a dinamização de Soluções Open Source em Portugal e a criação de oportunidades e sinergias tanto no mercado como entre os seus associados e parceiros, disponibilizou um directório informativo sobre soluções e serviços na área de software Open Source. Esta iniciativa surge na sequência de um inquérito interno, promovido pela ESOP às empresas suas associadas, a partir do qual foi criada uma matriz, que resume a oferta d este conjunto de empresas . A matriz encontra-se disponível para consulta em: http://www.esop.pt/servicos e engloba as categorias de produtos / serviços das empresas que responderam ao inquérito. Desta forma será mais fácil aos futuros clientes e a quem pretenda conhecer fornecedores de tecnologia, soluções e serviços Open Source, saber qu e empresas existem e que produtos ou serviços têm disponíveis. A ESOP espera com esta iniciativa contrapor defin...

Já foi há quase quinze dias, mas julgo que ainda será relevante abordar a Conferência Europeia da Comunidade Alfresco, que decorreu em Barcelona no dia 22 de Abril. Com uma audiência de mais de 200 pessoas (a sala reservada estava cheia) vindas de vários pontos da Europa, este evento serviu para que muita gente desta comunidade se encontrasse pela primeira vez face a face. A Alfresco Inc. é uma empresa recente, que apostou em criar uma solução de gestão documental de topo de gama usando o modelo open-source . Considerando que a empresa, no seu terceiro ano de actividade, já atingiu o break-even , parece ter sido uma boa aposta. No arranque da conferência esteve John Powell, CEO da empresa, que falou um bocado sobre a excelente evolução da empresa e abordou a "guerra" entre o modelo de negócios proprietário e o modelo de código aberto. Exemplificou este conflito com o Microsoft SharePoint, que ele designou como "a morte da escolha", justificando o epíteto pelo facto ...

Alfresco é uma plataforma de gestão documental em open-source baseada em tecnologias Java e standards abertos. Criada por uma equipa liderada por John Newton (co-fundador da Documentum) e John Powell (ex-COO da Business Objects) em 2005, está rapidamente a ganhar uma enorme adopção por parte de organizações de todo o tipo. Entre as funcionalidades mais importantes do Alfresco: Pesquisas sobre texto livre e sobre metadados Classificação de documentos Histórico de versões de documentos Configuração de acções automatizadas sobre o documento (conversão para outro formato, envio de e-mails de notificação, contadores automáticos e possibilidade de definir acções personalizadas) Acesso via FTP, WebDAV e por partilha de rede, para além do interface original web (alguns dirão 2.0) Definição de meta-informação personalizada para os documentos Configuração de Regras de Workflow Fóruns de discussão sobre os documentos Definição de templates com estrutura e regras Integração com diversas bases de...